PRESSEINFORMATION

Der Weg ist nun frei: die Gleichstellung von Papierrechnung zu einer elektronischen Rechnung ist Gesetz in Deutschland!

E-Invoicing

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 Jährlich werden in Deutschland rund 2 Mrd. Rechnungen erstellt und traditionell in Papierform mit der Post verschickt. Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen, müssen damit erneut vom Empfänger manuell in der EDV erfasst werden. Der papierbasierte Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und verursacht enorme Kosten. 

Eine Beispielrechnung:
An sich klingt Rechnungseingangs- und –ausgangsverarbeitung nicht nach einem Thema bei dem große Einsparungen realisiert werden können. Eine kleine Beispielrechnung beweist jedoch, dass Organisationen hier große Gewinne erzielen können.

Die Kosten der herkömmlichen Rechnungseinangsverarbeitung für ein mittelständisches Unternehmen betragen zwischen 8 und 15 Euro. Unternehmen die bereits E-Invoicing-Lösungen von SEEBURGER einsetzen, sind in der Lage, ihre Kosten für die Rechnungseingangsverarbeitung auf weniger als 1 Euro zu senken. Bei einem jährlichen Rechnungsvolumen von 100.000 Rechnungen sind somit Einsparungen von mindestens 800.000 Euro realisierbar, und dies ist nur die Spitze des Eisbergs der Einsparungspotenziale. Zusätzlich kann rechtzeitig Skonto in Anspruch genommen werden; d.h. weitere Einsparungen in Höhe von 1 %, die den Bereich der gesamten Einkaufskosten reduzieren. Bei einem jährlichen Einkaufsvolumen von 10 Millionen Euro sind somit 100.000 Euro an Zahlungskürzungen realisierbar.

Bei dieser Berechnung wurden zwei weitere Komponenten noch nicht berücksichtigt: Die frühere Vorsteuerrückzahlung, die durch diesen Prozess beschleunigt werden kann, und die Vermeidung von Zahlungsstrafen der Lieferanten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass  eine effektive Rechnungseingangsverarbeitung mehr Einsparungen ermöglicht, als zunächst ersichtlich ist.

Bereits im Juli 2011 sorgte das Steuervereinfachungsgesetz für Aufregung. Nach dem Gesetzesentwurf war ursprünglich bereits im Juli die neue Regelung zur digitalen Signatur beim Rechnungsversand erwartet worden. Nach einer Ablehnung des Bundesrates am 8. Juli ist es jetzt, knapp 3 Monate später, dann doch soweit….Alternati…war es 3 Monate später dann doch sowei. Am 23. September 2011 hat der Bundesrat dem Gesetzesentwurf zugestimmt und damit eine erhebliche Erleichterung für den Online-Rechnungsversand beschlossen. Neu ist, dass vorsteuerabzugsberechtigte Rechnungen jetzt auch ohne digitale Signatur verschickt werden können, und zwar rückwirkend für alle Umsätze nach dem 1. Juli 2011.

Dabei darf nicht vergessen werden, dass die Regelung rund um die digitale Signatur nicht die Gültigkeit einer Rechnung betrifft, sondern lediglich, ob die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bei elektronisch verschickten Rechnungen muss (wie auch bei Papierrechnungen) die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung nachgewiesen werden. Bislang war für diesen Nachweis ausschließlich die sog. qualifizierte elektronische Signatur (nach §2 SigG) durch Gesetzgeber zugelassen. Ab sofort ist die diese Anforderung technologieneutral formuliert, d.h. der Nachweis eines sog. innerbetrieblichen Prüfpfads durch den Rechnungssteller reicht aus. Diese Vereinfachung ist eine Einladung an alle, die an alten Methoden zum Rechnungsversand festhalten. Die hohen technischen Anforderungen der elektronischen Signatur entfallen bzw. können durch ein einfacheres Verfahren ersetzt werden. Ganz gleich, ob Papier- oder elektronische Rechnung, der Vorsteuerabzug kann geltend gemacht werden, wenn die Rechnungsherkunft und –unversehrtheit sichergestellt sind. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z.B. per E-Mail).

Die SEEBURGER AG bietet  für Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger alle Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. automatisch zu bearbeiten und zu buchen:
    

  

   

   Rechnungserstellung Rechnungsbearbeitung  
PDFDirekt aus SAP,  
Versand via E-Mail oder andere Übertragungsprotokolle
Automatische Übernahme der PDF-Rechnung in eine SAP-Erfassungsmaske, manuelle Erfassung, Prüfung und Freigabe beim Rechnungsempfänger wie bisher
PDF 

Standard 
XML-
Datei
Direkt aus SAP, 
Versand via E-Mail oder andere Übertragungsprotokolle; 
die beigefügte XML-Datei füllt die SAP-Erfassungsmaske beim Empfänger
Automatische Übernahme der Rechnungsdaten aus dem
XML-File in eine SAP-Erfassungsmaske, manuelle Prüfung und Freigabe 
EDIFACT Direkt aus SAP,
Versand via E-Mail oder andere Übertragungsprotokolle
Automatische Übernahme der Rechnungsdaten aus der EDIFACT-Datei in SAP; SAP- Workflow zur Prüfung und Freigabe 

   

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