Die digitale Signatur ersetzt elektronisch die herkömmliche Unterschrift per Hand. Diese wird in einer so genannten Zertifizierungsstelle (Trust-Center) hinterlegt, der Unterzeichner erhält dann seine elektronische Signatur (Private Key), die fälschungssicher und gesetzlich geregelt ist. Dabei ist zu beachten, dass der Prozess bei Rechnungsempfang und Rechnungsversand unterschiedlich abläuft.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen über EDI empfangen gibt es seit kurzem eine neue gesetzliche Regelung, die diesen Prozess erheblich vereinfacht, denn: in diesem Fall werden ab sofort keine eSignatur oder Rechnungsliste mehr benötigt.

Für Rechnungen, die als PDF oder TIFF per E-Mail übertragen werden, ist die Digitale Signatur auch weiterhin erforderlich.