Die Prüfung und kreditorische Buchung der Eingangsrechnungen gehören zu den zeitintensivsten Aufgabenstellungen in der Finanzadministration. Durch die weitgehende Automatisierung der Prozesse können mit SEEBURGER 4invoice die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70% gesenkt werden.

• Mit 4invoice lassen sich alle Rechnungseingangskanäle interpretieren und mit den Kreditorstamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten verifizieren. Die papiergestützten Dokumente werden im Vorfeld durch die integrierte OCR nach dem Scan-Prozess in einen maschinell lesbares Format überführt. Bei den eingehenden unstrukturierten elektronischen Rechnungen (in PDF-Form als Email-Attachment) kann optional eine integrierte Signaturprüfung erfolgen. EDI-Daten können zusätzlich in für den Menschen lesbare Form (PDF-Dokument) gewandelt werden.
• Im Idealfall liegt jeder Rechnung eine im ERP-System hinterlegte Bestellung zugrunde. In diesem Fall ist – sofern es keine Preis- oder Mengenabweichungen gibt – eine automatische Bearbeitung inklusive Buchung („Dunkelbuchung“) möglich. Die Bearbeiter müssen keine weiteren Freigaben mehr vornehmen.
• 4invoice-WEBflow ermöglicht eine einfache Abbildung von Geschäftprozessen innerhalb einer Web-Umgebung. Das Modul stellt die Bearbeitung der eingegangenen Belege, wie z. B. die Kontierungs- und Freigabeprozesse von Rechnungen für Rechnungen  ohne Bestellbezug, als auch den Klärungsworkflow hinsichtlich Preis- und Mengenabweichnungen bei Rechnungen mit Bestellbezug sicher.
• Workflow und SAP-Integration für SAP-Anwender: Die invoiceCONSOLE bildet die Schnittstelle zum SAP-System. Sie überwacht den gesamten Prozess eines eingehenden Dokumentes, bildet Buchungsstrategien ab und bietet administrative Eingriffe sowie ein eigenes Rechnungseingangsbuch.
  Der 4invoice SAP Workflow stellt insbesondere die Bearbeitung der eingegangenen Belege im SAP-Business Workflow sicher. Die Definition der einzelnen Buchungsstrategien sowie die Definition des Wokflows kann ohne ABAP-Programmierung erfolgen, dadurch können sie jederzeit von der Fachabteilung erstellt und angepasst werden.
  
  

Dank Standardfunktionalitäten der SEEBURGER-Lösung liegt der Fokus bereits vor der tatsächlichen Implementierung auf einer konsequenten Prozessoptimierung, die zu einer Kostenreduzierung führt.

Vorteile, die für den Einsatz einer Standardlösung sprechen:

• Schnelle Lieferung und einfache Implementierung durch die Auslieferung einer fertig vorkonfigurierten Software.
• Einfache Wartung und Upgradefähigkeit des 4invoice-Systems.
• Regelmäßige Softwareoptimierung durch laufende Feature Requests.
• Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz durch die Reduzierung von vorhandenen individuellen Besonderheiten.