PDF/A - der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Je länger die Aufbewahrungsfrist, desto größer die Sorgen bei proprietären Formaten oder so genannten Standard-Formaten (TIFF als Scan-Format bzw. das ADOBE PDF-Format ).

Zukunftssicher archivieren mit PDF/A!

25. Mai 2012 – 

 Die Aufbewahrung selbst ist nicht das Problem. Aber „Aufbewahrungspflicht“ bedeutet immer „Reproduktionspflicht über die Dauer der Aufbewahrungsfrist“. Ein feiner, aber wichtiger Unterschied. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die aufbewahrungswürdigen oder aufbewahrungspflichtigen Informationen verlässlich reproduziert werden können – so, wie sie zum Zeitpunkt ihrer Erstellung vorlagen. Je regulierter eine Branche und je sensibler die Dokumente, desto größer ist die Anforderung zur verlässlichen Authentizität des reproduzierten Dokuments.

Grundsätzlich haben standardisierte Formate den Vorteil, dass Anwender nicht an bestimmte Hersteller gebunden sind und sich somit nicht in eine gewisse Abhängigkeit begeben. Der Grund für die Entwicklung eines neuen Standards für die Langzeitarchivierung von Dokumenten liegt in den Schwächen der bisherigen Standardarchivformate. Diese waren nach dem IT-Grundschutzbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik die Bildformate TIFF (Fax-/Scan-Format) und ASCII. Darüber hinaus sind Bildformate nicht volltextrecherchefähig, da sie – wie der Name schon sagt – Dokumente als Bild ablegen und kein interoperabler Standard für die Einbettung solcher OCR-Informationen oder Metadaten existiert. Die Sinnhaftigkeit von Buchstaben geht durch das "Rastern" oder "Verpixeln", also die Umwandlung von strukturierten Dokumenten in reine Bilder, verloren.
   

Archivformat-Vergleich

Kriterien	PDF/A	PDF	TIFF
Vollständige Geräteunabhängigkeit	vollständig	teilweise	nein
100 % selbsttragend	vollständig	teilweise	nein
Garantierte Farbreproduktion	vollständig	teilweise	nein
Langzeitarchivformat nach ISO-Standard	vollständig	nein	nein
Dokument verwendeten Fonts sind eingebettet	vollständig	teilweise	nein
Originalgetreue Repoduzierbarkeit	vollständig	teilweise	nein
Vollständige Durchsuchbarkeit	vollständig	teilweise	nein
Kompaktes Archivierungsformat	vollständig	teilweise	teilweise

   
In den Ländern Deutschland, Frankreich, Österreich, Norwegen, Dänemark wird das PDF/A-Format immer mehr zur Archivierungsvorschrift.

Das PDF/A-Format gewährleistet, dass Dokumente in einem Format archiviert sind, mit dem ihre Verfügbarkeit und Lesbarkeit erhalten bleibt – unabhängig davon, mit welchem Programm oder System sie ursprünglich erzeugt wurden. Das PDF/A-Format erhält für die Visualisierung der elektronischen Dokumente alle Informationen.

PDF/A ist ein ISO-Standard zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Er definiert keine Archivstrategie, sondern ein Format für elektronische Dokumente, welches sicherstellt, dass diese über Jahre bis weit in die Zukunft hinein reproduzierbar bleiben. 

Das ISO-standardisierte Format PDF/A sichert: 

Langfristigen Zugriff
Das PDF/A-Format ist so konzipiert, dass Dateien plattform-, technologie- und herstellerunabhängig aufrufbar sind. Somit ist gewährleistet, dass Dokumente auf lange Zeit – auch ohne proprietäre Technologien – eingesehen werden können. Darüber hinaus können PDF/-A-Dokumente – genauso wie "normale" PDF-Dateien – mit einem PDF-Viewer gelesen werden.

Internationaler ISO-Standard
PDF/A basiert auf dem anerkannten PDF-Standard und ist selbst ein ISO-Standard. Damit sind die Langfristigkeit und ein einfacher Zugriff auf Inhalte garantiert, die in diesem Format gespeichert sind.

Selbstragendes Format 
PDF/A speichert die Dokumenteninhalte wie Textzeichen und Graphiken. Damit kann der volle Text im PDF/A-Dokument zu einem späteren Zeitpunkt effizient durchsucht werden. Das PDF/A-Dokument enthält keine verknüpften Inhalte und ist somit selbstragend. Sämtliche genutzten Schrift-Fonts des Dokuments werden eingebettet, um eine Reproduzierbarkeit nach Jahren zu gewährleisten.

Platzsparende Kompression
PDF/A unterstützt die Dateikompression bis auf einen Bruchteil des Originals, ohne dabei die Dokumentenqualität zu beeinträchtigen. Die kleineren Dateien reduzieren den Speicherbedarf und erleichtern den Transfer über FTP, als E-Mail-Anhang usw.

Erstellen von PDF/A mit dem SEEBURGER PDF/A-Konverter
Der SEEBURGER PDF/A-Konverter, der sich in verschiedene B2B-Prozesse innerhalb der  SEEBURGER Business Suite nahtlos integrieren lässt, wandelt die im Prozess anfallenden Nachrichten (EDI) bzw. Dokumente (TIFF, PDF, etc.) in das PDF/A-Langzeitarchivformat um. Das Eingabedokument wird automatisch analysiert und umgewandelt und anschließend dem Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung zur Verfügung gestellt. 
   

 

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