Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten senken durch »EDI«

Was ist EDI?

Unternehmen tauschen auf elektronischem Weg untereinander standardisierte Nachrichten aus. Der Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern findet automatisch statt. Dieser Prozess wird als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet.

EDI ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsdaten (wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Artikelkataloge) aus dem eigenen ERP-System in strukturierte und standardisierte Daten zu konvertieren und sekundenschnell elektronisch zu versenden. Das am häufigsten verwendete Standard-Datenformat ist die UN/EDIFACT-Nachricht der UNO (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport).

Positionierung der EDI-Software zwischen Geschäftspartnern

Das Rationalisierungspotenzial bei Geschäftstransaktionen ist groß. Mit EDI lässt sich manueller Aufwand reduzieren und zugleich die Datenqualität erhöhen.

EDI kann Unternehmen Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern verschaffen, die kein EDI einsetzen. EDI verbessert die Effizienz der eigenen Organisation, vereinfacht und intensiviert die Geschäftsbeziehungen zu Partnerfirmen (Lieferanten, Kunden, Speditionen, Banken etc.). Dadurch zeigen Unternehmen Geschäftspartnern gegenüber Kompetenz und hohe Dienstleistungsqualität. Beispielsweise werden „Just-in-Time“-Lieferungen in der Automobilindustrie dadurch erst ermöglicht.

EDI eignet sich für Unternehmen, die auf Basis langfristiger Geschäftsbeziehungen regelmäßig Daten mittlerer bis hoher Frequenz austauschen. Für Unternehmen mit geringem Datenvolumen stellt WebEDI eine sinnvolle Alternative dar.

EDI-Software

Voraussetzung für die Nutzung von EDI sind standardisierte Datenformate für Nachrichten und einheitliche Kommunikationswege für deren Übertragung. Um dies zu erreichen benötigen beide Geschäftspartner eine EDI-Software. Diese besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

1. ERP-Konnektor zur Integration des eigenen ERP-Systems

2. Konverter für die Umwandlung/Transformation von Nachrichten

3. Kommunikationsadapter für die Übertragung der Nachrichten mit den Geschäftspartnern

1. ERP-Konnektor

Der ERP-Konnektor verbindet die EDI-Software mit dem ERP-System, wodurch die Nachrichten zwischen ERP-System und EDI-Software automatisch übertragen werden. Für jedes ERP-System gibt es einen individuellen Konnektor.

Weit verbreitete ERP-Systeme, für die am Markt EDI-Konnektoren verfügbar sind:

SAP
SAP ERP
SAP Business One
SAP S/4HANA
SAP Business ByDesign

INFOR
Infor LN (ehemals BAAN)
Infor Lawson (ehemals Movex M3)
Infor COM

ORACLE
E-Business Suite
JD Edwards
Peoplesoft

Microsoft
Dynamics AX
Dynamics NAV (ehemals Navision)

QAD
MFG Pro

ProAlpha
ProAlpha ERP

IFS
IFS Applications

abas
abas ERP

Asseco Solutions
APplus

NetSuite
NetSuite ERP

2. Konverter

Aufgabe des Konverters ist die Umwandlung von Daten (Nachrichten) des ERP-Systems in standardisierte EDI-Nachrichten.

EDI-Nachrichtenformate

Um Nachrichten per EDI auszutauschen, nutzen Geschäftspartner einheitliche Nachrichtenstandards. Neben dem globalen Standard EDIFACT existieren noch weitere regionale oder branchenspezifische Standards. Standardisierte EDI-Nachrichtenformate (Auszug):

EDIFACT (global)

XML (global)

ANSI X.12 (regional)

EIAJ (regional)

TRADACOMS (regional)

SWIFT (branchenspezifisch)

CIDX (branchenspezifisch)

HL7 (branchenspezifisch)

AECMA (branchenspezifisch)

3. Kommunikationsadapter

Der Kommunikationsadapter stellt eine Verbindung zwischen Sender und Empfänger her und überträgt nach dem Verbindungsaufbau die zuvor konvertierte Nachricht sicher an den Geschäftspartner. Prinzipiell spricht man von 2 Varianten: Indirekte Kommunikation über Value Added Networks (VANs) und direkte Kommunikation wie etwa über das Internet oder ISDN.

Beim VAN erhält jeder Geschäftspartner eine Mailbox, worüber die Dokumente versendet und empfangen werden. Nachrichten werden automatisch an die richtige Mailbox weitergeleitet. VAN ist ein sicheres privates Netzwerk, das von VAN-Providern angeboten wird.

Bei einer Direktverbindung verbinden sich die Geschäftspartner jeweils einzeln und direkt miteinander (Punkt-zu-Punkt), was das Management hunderter oder tausender separater Verbindungen bedeuten kann. Es ist ein flexibler, kontrollierbarer und sicherer Ansatz, der beispielsweise zwischen Kunden und Lieferanten eingesetzt wird.

Das verwendete Übertragungsverfahren ist von der Übertragungsfrequenz, dem Datenvolumen und der Anzahl an Positionen in der Nachricht abhängig. Neben bekannten Übertragungswegen wie E-Mail und FTP existieren zahlreiche nationale, produkt- oder branchenspezifische Übertragungswege für die Kommunikation im EDI-Umfeld.

Gängige Übertragungswege für EDI-Nachrichten:

Direktverbindungen

OFTP(2)
AS2
FTP(S)

SFTP
HTTP(S)

Value Added Network (VAN)

IBM
Atlas
AT&T
Telebox X.400

OpenText GXS
Tradanet
EXITE
KPN

EDI-Service-/Betriebsmodelle

Eine EDI-Software lässt sich im Eigenbetrieb (On-Premise) oder in einer Cloud bei einem Service-Provider betreiben.

1. On-Premise (Eigenbetrieb)

2. Cloud Services

1. On-Premise (Eigenbetrieb)

Bei diesem Betriebsmodell erwirbt das Unternehmen die EDI-Software und betreibt sie im eigenen Rechenzentrum, also auf eigener oder eigenverwalteter Hardware. Betrieb und Betreuung erfolgen zumeist ebenfalls in Eigenverantwortung.

2. Cloud Services

Mit Cloud Services lassen sich IT-Dienste wie EDI-Services an externe Dienstleister auslagern. Daten, Software, Plattformen oder auch Rechenleistung befinden sich ausgelagert beim Cloud-Anbieter und werden über das Internet genutzt. Bei diesem Betriebsmodell haben Unternehmen stets Zugang zur neuesten Technologie, welche die zahlreichen technischen Standards und Handelsvorschriften unterstützt. Eine Cloud-Lösung bietet je nach Kundenanforderungen verschiedene Serviceoptionen für den Betrieb der EDI-Lösung im externen Rechenzentrum.

Weitere Informationen

SEEBURGER EDI-Servicemodelle

WebEDI

Kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit geringem Nachrichtenvolumen fehlt meist das Know-how, um EDI im klassischen Sinn zu betreiben. Zugleich ist oft die wirtschaftliche Verhältnismäßigkeit nicht gegeben. Sie bevorzugen daher den Datenaustausch über WebEDI. Mit WebEDI empfangen, erfassen und versenden die Geschäftspartner EDI-basierte Nachrichten teilautomatisiert über elektronische Formulare mittels Web-Browser über das Internet.

Weitere Informationen

SEEBURGER WebEDI

Ausgewählte Referenzen

Die Vorteile von EDI auf einen Blick:

Ein gut eingerichtetes EDI-System ist schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als herkömmliche Verfahren des Datenaustauschs:

  • Wettbewerbsvorteil und enorme Kostenreduktion durch vereinfachte Prozesse und einheitliche Technologien
  • Beschleunigte und transparente Geschäftsprozesse und Nachrichtenverarbeitung durch sekundenschnellen Datentransfer (wichtig z.B. für die Just-in-Time-Abwicklung (JIT, JIS) in der Automobilindustrie)
  • Intensivierung der Geschäftspartnerbeziehungen durch abgestimmte Prozesse, Stammdaten und Sortimente (dadurch z.B. Senkung von Lagerbeständen)
  • Hohe Datenqualität durch korrekte Daten ohne manuelle Interaktion und Medienbruch (Papier/Daten)
  • Bessere Anpassungsfähigkeit auf Marktänderungen (z.B. schnelles Onboarding von Handelspartnern)
  • Schneller Return on Investment (ROI)
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