Dateien jeder Größe sicher und nachvollziehbar übertragen

» Secure Managed File Transfer (MFT)

Was ist Managed File Transfer (MFT)?

Jeder Geschäftsprozess eines Unternehmens geht mit dem Austausch von Daten einher – ob unternehmensintern oder mit Geschäftspartnern wie Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Ob Ausschreibungen, Preislisten, Angebote, Aufträge oder Rechnungen, Konstruktions- oder Maschinendaten, vertrauliche Reports oder personenbezogene Informationen – ihre zuverlässige elektronische Übertragung ist kritisch für den Geschäftserfolg. Vor allem in Entwicklungs- oder Implementierungsprojekten ist ein schneller und verlässlicher Austausch auch großer Datenmengen essentiell, der in Echtzeit die Zusammenarbeit zwischen Teams an mehreren Standorten oder mit mehreren Partnern und Lieferanten ermöglicht.

Das Problem: Der Datentransfer erfolgt in der Regel über unsichere Kanäle (Internet) und häufig noch mit Technologien, die nicht mehr für aktuelle Anforderungen an Übertragungssicherheit, Datenintegrität, Zuverlässigkeit und Performance geeignet sind.

„Managed File Transfer“ (MFT) umfasst Softwaretechnologien, die den kompletten Prozess des elektronischen Datenaustauschs steuern, absichern, dokumentieren und automatisieren. Anders als herkömmliche Datenübertragung z.B. per E-Mail oder FTP-Server bietet MFT die folgenden Kernfunktionalitäten:

  • Zentrale und einheitliche Verwaltung von Datenübertragungen über verschiedene Technologien und Protokolle
  • Zuverlässige Übertragung großer Dateien und Datenmengen
  • Steuerung des Datenzugriffs, Datensicherung und Verschlüsselung
  • Protokollierung und Überwachung von Dateiaktivitäten.

Wer braucht MFT?

Kurz gesagt: Jeder, der unternehmenskritische und/oder sensible Daten über unsichere Kanäle übertragen muss und die damit verbundenen Risiken minimieren möchte.

Etwas ausführlicher: Für die Ad-hoc-Übertragung von (kleineren) Dateien setzen Unternehmen heute meist auf (unverschlüsselte) E-Mail, für große Dateien auf FTP. Beide Technologien stammen aus den 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts und können nur mit großem Aufwand unternehmensweit abgesichert werden. Wenn aber sensible Daten bei der Übertragung falsch adressiert, gestohlen oder umgeleitet werden, verspätet eintreffen oder verloren gehen, drohen erhebliche finanzielle Verluste, Imageschäden und Wettbewerbsnachteile.

Gleichzeitig sind Unternehmen heute mit stetig steigenden Compliance-Anforderungen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten konfrontiert. Die Vielfalt der in den meisten Unternehmen eingesetzten Übertragungswege (E-Mail, FTP, Briefpost, externe Datenträger, Cloud-Services etc.) macht Datentransfers nicht nur teurer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger – sie erschwert auch die Kontrolle von Datenzugriffen und Transfers und die Durchsetzung unternehmensweiter Richtlinien für Datenschutz und -sicherheit.
 

Vorteile von Managed File Transfer

Besser ist es, alle Übertragungen auf einer zentralen, überwachten Kommunikationsplattform zu konsolidieren. Mit MFT lassen sich geschäftskritische Daten mit Geschäftspartnern, Systemen und Anwendungen sicher, nachvollziehbar und transparent austauschen. Datenmanipulation und -verlust werden dadurch wirksam verhindert. Das ist insbesondere für unstrukturierte Geschäftsdaten (z.B. Office-Dokumente, PDFs oder Bilddateien) von Bedeutung, die nicht über sichere Industriestandards per EDI versendet werden.

Unternehmen können dadurch die Risiken unsicherer und ineffizienter Datenübertragungen vermeiden und ihre operativen Kosten reduzieren. Gleichzeitig behalten sie stets den Überblick, welche sensiblen Daten – gewollt oder ungewollt – wohin intern oder extern weitergeleitet wurden und können zeitnah auf Probleme reagieren. Darüber hinaus hilft ihnen MFT, eigene Datenschutzregelungen (Policies) sowie branchenspezifische Compliance-Anforderungen (bspw. in den USA SOX für Finanzdaten, HIPAA für Gesundheitsdaten) einzuhalten.

Wichtige Vorteile von MFT:

  • Zentrale Verwaltung von Dateiübertragungen in verschiedenen Einsatzbereichen inklusive Automatisierung, Monitoring und Rechtemanagement
  • Durchgehende Datensicherheit mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim Transport (sichere Übertragungsprotokolle wie FTPS, OFTP, SFTP, SCP, AS2 und HTTPS) und verschlüsselter Datenablage
  • Übertragung beliebiger, auch unstrukturierter Daten jeglicher Größe mit garantierter Zustellung unabhängig von Länder- oder Branchenstandards
  • Schnellere und effizientere Übertragung (Geschwindigkeitsvorteil bis zu Faktor 5 gegenüber FTP)
  • Zugriffssteuerung durch Rollen- und Rechtevergabe und Authentifizierung verhindert nicht autorisierte Datenzugriffe
  • Gesicherte Urheberschaft (Authentizität) des Absenders und Integrität der Nachricht durch elektronische Signatur
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Dateiaktivitäten (Datenbewegungen und Zugriffe)
  • Unternehmensweite Durchsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien
  • Sichere Einhaltung von gesetzlichen und Branchenvorgaben (Compliance)

Einsatzszenarien

Leistungsfähige MFT-Lösungen eignen sich für unterschiedliche Datenaustausch-Szenarien, zum Beispiel die spontane (Ad-hoc-) Datenübertragung, geplante Datentransfers, Teamarbeit oder auch den Datenaustausch zwischen gekoppelten Systemen.

Ad-hoc-Datenübertragung per E-Mail oder Web-Browser

Der spontane Austausch von Dateien zwischen Kollegen oder Geschäftspartnern findet meist per E-Mail oder browserbasiert über Webservices statt. Kommt eine MFT-Lösung zum Einsatz, wird dafür eine gesicherte Punkt-zu-Punkt-Verbindung aufgebaut. Die Übermittlung von Dateien erfolgt nicht im E-Mail-Anhang, sondern über einen eigenen Server.

Beispiel: Marketing-, Personal- und Finanzinformationen

Nutzen: Integration in den Arbeitsalltag, Reduktion der Mailbox-Größen

Vertrauliche Daten per E-Mail oder Web-Browser sicher austauschen

Geplante Datenübertragung

Bei regelmäßigen, geplanten Datentransfers zwischen zwei oder mehreren Anwendern, Geschäftspartnern oder Systemen spielen MFT-Lösungen ihre Stärken aus: Sie sichern nicht nur die Übertragung, sondern bieten auch Automatisierungsfunktionen für mehr Effizienz.

Beispiel: Automatisierter Versand von Reports an Verteilerkreise (Preislisten-Updates, Abverkaufszahlen usw.)

Nutzen: Verwendungskontrolle, Limitierung der Verfügbarkeit von Downloads (Berechtigungen, Zeitraum, Anzahl Downloads)

Ständiger Kommunikationsweg für regelmäßige Datenübertragungen

Teamarbeit

Arbeiten mehrere Kollegen oder Geschäftspartner gemeinsam an einer Aufgabe, bietet die MFT-Lösung ihnen einen geschützten virtuellen Raum, in dem sie gemeinsam Daten nutzen, bearbeiten und sicher austauschen können. Sie stellt Dateien und Dokumente beliebiger Größe zeitlich begrenzt oder unbegrenzt zur Verfügung und sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Beispiel: Sichere Hinterlegung von Projektplänen, Zeichnungen und Reports etc.

Nutzen: Einfache und schnelle Bereitstellung, Delegation der Administration an Anwender

Kontrollierter Zugang zu virtuellen Datenräumen

Kopplung von Systemen

Eine weitere mögliche Anwendung für MFT-Lösungen ist der sichere, automatisierte Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen über definierte Schnittstellen und standardisierte Protokolle.

Beispiel: Automatisierter Stammdatenabgleich zwischen Zentrale und Filialen

Nutzen: Reduzierte Aufwände für den Betrieb, Nachvollziehbarkeit des Datenaustauschs

Verteilung von Reports und vertraulichen Daten

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer MFT-Lösung achten?

MFT-Funktionalitäten sind entweder als eigenständige Anwendungen oder integriert in umfassendere Enterprise-Softwarelösungen erhältlich. Die angebotenen MFT-Lösungen unterscheiden sich deutlich in Architektur, Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Preis- und Betriebsmodellen oder Serviceleistungen der Anbieter. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Auswahl.

  • Einsatzszenarien und Features

    Eine MFT-Lösung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie sämtliche Datentransfer-Szenarien eines Unternehmens oder Konzerns abdeckt. Prüfen Sie daher sorgfältig Ihre Anforderungen und vergleichen sie die angebotenen Funktionalitäten.

  • Compliance-Funktionen

    Ein wichtiger Einsatzzweck von MFT ist die Unterstützung von Compliance. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung die für Sie wichtigen gesetzlichen Regelungen unterstützt.

  • Integration in die Geschäftsprozesse

    Wichtig ist, dass sich MFT-Funktionen nahtlos in Ihre gewohnten Arbeitsabläufe und Anwendungen integrieren lassen (z.B. Office-, E-Mail- oder Windows-Explorer-Integration). Anwender, die seit Jahren ihre Dokumente per E-Mail versenden, sind wahrscheinlich weder bereit noch ohne weiteres in der Lage, dieses vertraute Verfahren aufzugeben.

  • Mobile Anwendungen

    Mobile Geräte spielen eine immer wichtigere Rolle im Arbeitsalltag. MFT-Lösungen ohne Mobilunterstützung sind daher nicht zukunftsfähig. Achten Sie darauf, dass Ihre MFT-Lösung auch den mobilen Austausch großer Datenmengen unterstützt.

  • Betriebsarten und Nutzungsvoraussetzungen

    Einige MFT-Lösungen sind nicht nur als selbst betriebene Anwendung erhältlich, sondern auch als Cloud-Lösung (Managed Service, SaaS). Für die standort- und firmenübergreifende Zusammenarbeit sind auch Webportale gut geeignet – sie können per Webbrowser auch ohne Client-Anwendung genutzt werden.

    Informationen zur SEEBURGER MFT-Lösung BIS FileExchange
    http://www.seeburger.de/managed-file-transfer.html

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