Erfolgreich die Erwartungen an die E-Invoice-Bereitschaft erfüllen

Erfolgreich die Erwartungen an die E-Invoice-Bereitschaft erfüllen

Clearance-Prozesse nehmen zu, während Post-Audit-Prozesse weltweit abnehmen!
Erfahren Sie, wie SEEBURGER's Global E-Invoicing Solution den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen steuert.
E-Invoicing: Massive Vorteile, aber eine komplexe Compliance-Matrix

E-Invoicing: Massive Vorteile, aber eine komplexe Compliance-Matrix

Die elektronische Rechnungsstellung sollte die Dinge einfacher, effizienter und kostengünstiger machen. Die lokalen Anforderungen an die Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften ändern sich jedoch ständig, ebenso wie die zugehörigen technischen Spezifikationen. Behalten Sie die Kontrolle über E-Invoicing im täglichen Betrieb.

E-Invoicing – Regierungen erzwingen Anpassung

Mit den steigenden Anforderungen an die Konformität von E-Invoicing vor Ort steigt auch die entsprechende technische Komplexität, die für deren Umsetzung erforderlich ist. Dies gilt insbesondere für Business-to-Government-Lieferanten (B2G) und für Business-to-Business-Rechnungen mit Steuerfreigabe (B2Tax).

 

Elektronische Rechnungsstellung

E-Invoicing ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Handelspartnern z.B. einem Kunden und einem Lieferanten. E-Invoicing kann verschiedene Technologien beinhalten, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird.

Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten definiert werden, die als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) ausgegeben werden. Eine E-Rechnung baut in der Regel auf früheren Prozessschritten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise auf.

Bei geringeren Integrationsanforderungen steht nur die Bearbeitung der Rechnung im Vordergrund. Diese Ressourcenseite vermittelt die Compliance-Anforderungen in mehreren Ländern und wie diese im Rahmen der bereits vereinbarten Integrationsstufen zwischen Lieferanten und Kunden erfüllt werden können.

Handelspartner, die ihre Rechnungsprozesse elektronisch automatisiert abwickeln, können zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten einsparen – im Vergleich zu einem papierbasierten Prozess. Erreicht wird dies durch verkürzte Durchlaufzeiten bei gleichzeitig erhöhter Qualität und Transparenz. E-Invoicing verbessert auch die Geschäftsbeziehung zu Lieferanten und Kunden: keine verlorenen Rechnungen, bessere Nutzung von Rabatten und optimiertes Cash-Management.

Steuerung der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Erweiterungen für tiefe Prozessintegration mit beliebigen ERP-Systemen

Über die Unterstützung aller E-Invoicing-Messaging-Formate hinaus ist es wichtig, die Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse von und zu Ihrem ERP zu automatisieren und ordnungsgemäß zu verwalten. Diese kann in Ihre bestehenden EDI-Prozesse integriert werden und mit einer länderbezogenen Compliance-Komponente angereichert werden.
Wir unterstützen Sie dabei:
 

Der Lebenszyklus von Rechnungen in der Welt

Clearance dominiert in Ländern mit Korruption und niedriger Steuermoral

Die Rechnungsstellung macht es einfach, den Steuerbehörden Mehrwertsteuer-/GST-Daten in Echtzeit zu melden

Es wird erwartet, dass die Clearance in der Welt wächst und mittel- bis langfristig die Nachprüfung vollständig ersetzen wird.

 

 

Pionierländer wie Mexiko fördern seit 2011 E-Invoicing als Freigabemodell. Der Staat verpflichtet die Verwendung eines einzigen XML-Formats. Jede Transaktion findet in Echtzeit für jeden B2B-Prozess statt.

In den meisten Ländern der Europäischen Union wird nach wie vor Post Audit eingesetzt, was bedeutet, dass ein Audit zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann.

Die globale Situation

Änderungen von Post Audit zu Clearance nehmen zu

Das folgende Bild zeigt die Länder, in denen heute Post-Audit- und Clearance-Modelle eingesetzt werden.

Die Lage in der Europäischen Union

Der rechtliche Rahmen für die gesamte Europäische Union wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei die Verwendung in den einzelnen Ländern unterschiedlich ist

  • Der Rechtsrahmen wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei der Schwerpunkt auf der Notwendigkeit liegt, die Herkunft und Echtheit elektronischer Dokumente zu gewährleisten
  • Jeder Mitgliedstaat hat seine eigenen Rechtsvorschriften entwickelt, um diese Richtlinie in seinen eigenen Rechtsrahmen umzusetzen
  • Das Format für den elektronischen Dokumentenaustausch wird XML sein, da es weit verbreitet und kostengünstig ist
  • E-Invoicing in Europa wurde in einem harmonisierenden Geist entwickelt, um die Vorteile des E-Commerce zwischen Unternehmen zu nutzen. Folglich wurde die obligatorische Verwendung im B2B-Bereich in keinem Mitgliedstaat vorgeschlagen
  • Die überwiegende Mehrheit der europäischen Staaten führt mit ihren Lieferanten eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung ein, um ihre E-Government-Systeme zu modernisieren und die Inkassozeiten zu verkürzen
  • Gewöhnliche Anforderungen erfordern E-Zertifikate, die von autorisierten Stellen ausgestellt werden, um die entsprechenden elektronischen Dokumentensignaturverfahren zu validieren
  • Italien ist das jüngste Beispiel eines EU-Mitglieds, das von Post Audit auf Clearance umgestellt wurde

E-Invoicing-Verordnung in verschiedenen Ländern

Bereits im März 2015 etabliert

  • Italien war einer der Pioniere bei der Umsetzung der E-Invoicing EU-Richtlinie mit dem Börsensystem'Sistema di Interscambio' (SdI). Diese basiert auf der FatturaPA-Spezifikation.
  • FatturaPA ist die einzige Art der elektronischen Rechnung, die von den öffentlichen Verwaltungen (PA) akzeptiert wird, die nach dem Gesetz verpflichtet sind, das Börsensystem zu nutzen.
  • Seitdem wurden rund 2,7 Millionen elektronische Rechnungen der B2G an die PA verschickt.
  • FatturaPA XML ist das obligatorische XML-Format, das mit einer zertifizierten XAdES-BES-Signatur signiert werden muss.
  • SdI bietet Kommunikationskanäle für die automatisierte Integration (z.B. Web Services und FTP) und ein Webinterface für manuelle Uploads.
  • FatturaPA-Rechnungen müssen wie jede andere elektronische B2B-Rechnung nach italienischem Recht aufbewahrt werden.

 

Aktueller Stand (seit Januar 2017)

  • FatturaPA XML's, die über SdI übertragen werden, können für E-Invoicing zwischen Geschäftspartnern der Privatwirtschaft (B2B) verwendet werden.
  • Für B2B ist die Nutzung von SdI optional und reduziert – sofern praktiziert – bestehende Berichtspflichten.
  • Pro Quartal wurden ca. 5.000 B2B-Rechnungen elektronisch über SdI ausgetauscht – da keine Verpflichtung zur Nutzung bestand.

 

Neue anstehende Verpflichtungen

Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig genehmigt. Sie wird für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch:

1) 1. Juli 2018

  • Dienstleistungen von Subunternehmern in der Lieferkette von Unternehmen, die an Verträgen mit einer öffentlichen Verwaltung beteiligt sind

2) 1. September 2018:

  • Steuerfreies Einkaufen
    • Eine reguläre Rechnung wird ausgestellt
    •  Die Waren werden im persönlichen Gepäck außerhalb der Europäischen Gemeinschaft innerhalb von 3 Monaten nach dem Kauf transportiert
    • Die Waren sind für den persönlichen oder familiären Gebrauch bestimmt
    • Die Waren werden von einem Privatmann gekauft
    • Die neue Verpflichtung betrifft die elektronische Rechnungsstellung für den Verkauf von Waren (keine Dienstleistungen), die den Schwellenwert von 155 € (einschließlich MwSt.) überschreiten und aus einer einzigen Rechnung am selben Verkaufspunkt resultieren
    • Ist ein Steuervorteil für Personen mit Wohnsitz außerhalb der Europäischen Gemeinschaft, der es ihnen ermöglicht, die auf in Italien getätigte Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuerstatten

3) 1. Januar 2019

  • Lieferung von Benzin oder Diesel zur Verwendung als Kraftstoff
  • Alle anderen Business-to-Business-Transaktionen

 

Jede Rechnung eines italienischen Lieferanten an einen italienischen Käufer muss im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden, bevor sie aus steuerlicher Sicht als ausgestellt gilt. Mit dieser Verpflichtung wird Italien sehr ähnlich wie Clearance-Länder wie Mexiko, Türkei etc. agieren.

Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai) hat ein neues System namens Kobak eingeführt, das am 1. Juli 2018 verbindlich wird.

  • Steuerzahler sind verpflichtet, Mehrwertsteuerdaten auf Rechnungen, die in Echtzeit ausgestellt wurden (Real Time Invoice Reporting (RTIR)), über das KOBAK-System des NAV ab dem 1. Juli 2018 zu übermitteln

 

Gründe für die Einführung der Mehrwertsteuermeldung in Ungarn

  • Ein großer Teil des Rechnungsumsatzes wird in Echtzeit für die Nationale Steuerbehörde NAV sichtbar
  • NAV kann das Steuermanagement effektiver gestalten
  • Erhöhung der Mehrwertsteuereinnahmen durch Betrugsprävention

 

NAV – Allgemeine Informationen

  • Die Informationen des NAV zu diesem Mandat wurden in letzter Zeit geändert und regelmäßig aktualisiert
  • Wenn solche neuen Prozesse und Systeme eingeführt werden, kommt es in der Regel am Anfang häufig zu Änderungen bei Fälligkeitsterminen, Strafen, Formaten, Benachrichtigungen etc.
  • Alle in dieser Präsentation gemachten Angaben zur Umsatzsteuererklärung in Ungarn entsprechen daher dem aktuellen SEEBURGER-Wissen, das auf einem intensiven Dialog mit den zuständigen Behörden beruht

 

Fristen für die Umsatzsteuerregistrierung von ausgestellten Rechnungen an den NAV

  • Beträge unter 100.000 HUF: Keine MwSt.-Meldung an den NAV erforderlich
  • Vorformatierte Rechnungen von press Technology
    • Beträge zwischen 100.000 HUF und 499.999 HUF, die dem NAV innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungsstellung für Rechnungen mit Mehrwertsteuer gemeldet werden
    • Beträge ab 500.000 HUF, die innerhalb von 24 Stunden nach Rechnungsstellung an den NAV gemeldet werden
  • Eine Rechnung muss spätestens am 15. Tag nach Lieferung der Dienstleistungen oder Waren erstellt werden
  • Bericht sofort nach der "technischen Erstellung" einer Rechnung

 

Sanktionen bei Zuwiderhandlung

Bis zu 500.000 HUF/1.600 € pro Rechnung werden ab dem 1. August 2018 berechnet, wenn der Steuerpflichtige nicht über den NAV meldet

Mexiko führte bereits 2011 das CFDI-Format ein, das für die meisten elektronischen Rechnungen obligatorisch ist

CFDI steht für "Comprobante Fiscal Digital por Internet" – wörtlich übersetzt als digitales Steuerdokument via Internet (Rechnung). Die CFDI-Rechnung muss sowohl die Unterschrift des Ausstellers als auch die eines Zertifizierungsanbieters PAC "Proveedor Autorizado de Certificación" enthalten. Der PAC muss von der mexikanischen Steuerbehörde (SAT) genehmigt werden.

 

Es gibt vier Arten von CFDI's: Rechnungen, Lastschriften, Gutschriften und Frachtbriefe. Das Attribut CFDI tipoDeComprobante kann dazu folgende Werte haben:

  • "Ingreso for facture" (Rechnungen) oder "nota de cargo" (Lastschriften)
  • "Egreso for nota de crédito" (Kredite)
  • "Traslado for carta de porte" (Frachtbriefe)

 

Die Fristen für CFDI 3.3 wurden leicht verschoben

  1. CFDI Version 3.3 wurde vom 01. Dezember 2017 auf den 01. Januar 2018 verschoben.
    Steuerpflichtige können die aktuelle Version CFDI 3.2 bis zum 31. Dezember 2018 nutzen.
  2. CFDI mit "Payment Complemento"-Verpflichtung wurde verschoben
    1. Vom 1. Dezember 2017 bis 1. April 2018 (Meldung vom November 2017)
    2. Vom 1. April 2018 bis 1. September 2018 (Meldung vom Februar 2018)

Bis dahin bleibt die Verwendung freiwillig.

Rechnungsempfänger

Über E-RECHNUNG.GV.AT ist es möglich, elektronische Rechnungen an den Bund und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln.

 

Rechnungsempfänger des Bundes

Aufgrund der Bestimmungen des § 5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptiert die österreichische Bundesregierung nur elektronische Rechnungen (E-Invoices) für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen. Die Institutionen des Bundes sind im Allgemeinen:

  • Alle Ministerien und ihre nachgeordneten Verwaltungen
  • Das Parlament
  • Das Amt des Bundespräsidenten
  • The higher administrative court
  • Das Verfassungsgericht
  • Die österreichische Ombudsstelle
  • Der Rechnungshof

 

Rechnungsempfänger anderer öffentlicher Einrichtungen

Eine detaillierte Auflistung aller Rechnungsempfänger anderer an die E-RECHNUNG.GV.AT angeschlossener öffentlicher Einrichtungen ist ebenfalls verfügbar. Derzeit besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für die Institutionen des anderen öffentlichen Sektors.

 

Für Vertragspartner des öffentlichen Sektors

1. Um E-Rechnungen übermitteln zu können, müssen sich Unternehmen einmalig (kostenlos) beim USP (User Service Portal - siehe www.usp.gv.at) registrieren. Lieferanten, die ihre Rechnung über einen Dritten einreichen oder die PEPPOL-Transportinfrastruktur nutzen, müssen sich nicht bei der USP registrieren.

2. Nach der Registrierung und Anmeldung bei der USP und dem Zugriff auf "E-RECHNUNG.GV.AT" (unter "Meine Dienste") wird die nächste Seite angezeigt

3. Für die Übermittlung einer E-Rechnung über eine der unterstützten Versandarten sind bestimmte Rechnungsdaten obligatorisch

 

Innerhalb des öffentlichen Sektors

1. Andere öffentliche Einrichtungen müssen die Funktionen von E-RECHNUNG.GV.AT in ein öffentliches Portal (PVP) einbetten, um E-Rechnungen übermitteln zu können

2. Nach der Registrierung eines autorisierten Mitarbeiters auf dem Portal Austria (PAT) können E-Rechnungen über eine der unterstützten Zustellmethoden eingereicht werden. Bestimmte Rechnungsdaten sind obligatorisch.

Am 1. Juli 2017 hat die spanische Steuerbehörde ein neues Mehrwertsteuer-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorfällen mit dem Namen Aeat eingeführt

  • AEAT steht für "Agencia Estatal de Administración Tributaria", Staatliche Steuerverwaltung in Echtzeit. Das technische System, das es ermöglicht, heißt SII (Immediate Information Sharing System)
  • Dieses Verfahren ist derzeit nur für 63.000 Steuerpflichtige erforderlich, die aus Großunternehmen, MwSt-Gruppen und im Rahmen der monatlichen Erstattungsregelung registrierten Unternehmen bestehen
  • Vorteil für die Unternehmen:
    Sie haben zusätzlich 10 Tage Zeit für Selbstbewertungen und reichen keine Formulare 340 (Registerbücher), 347 (Transaktionen mit Dritten) oder 390 (Jahresübersicht) ein
  • Mit den erhaltenen Informationen und den in der Datenbank enthaltenen Informationen bereitet das Finanzamt die Steuerdaten des Steuerpflichtigen für Mehrwertsteuerzwecke auf und erleichtert so die Steuererklärung

 

Wer ist verpflichtet, SII einzusetzen?

  • Große Unternehmen (mehr als 6 Mio. € Jahresumsatz)
  • In der monatlichen Umsatzsteuererklärung eingetragene Unternehmen (REDEME)
  • MwSt-Gruppen
  • Zusätzlich Die KMU (Gemeinsames Finanzinstrument) kommen für das neue System in Betracht, sind aber für sie nicht erforderlich. Sie müssen durch eine Volkszählungserklärung im Dezember des Vorjahres angenommen werden. Die Option hat eine Mindestvalidierung von einem Jahr
  • Das sind ca. 62.000 Unternehmen, die 80% der gesamten Mehrwertsteuerabrechnung in Spanien ausmachen

 

Relevante Meldungen und deren Fristen für die Registrierung in SII

  • Rechnung ausgestellt: Frist von 4 Kalendertagen ab Rechnungsstellung bzw. ab dem Datum der Buchungsbuchung
  • Rechnung erhalten
    • Frist von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Buchung der Rechnung, auf jeden Fall bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind
    • Bei Einfuhren sind die 4 Kalendertage ab der Buchführung des Dokuments zu zählen, in dem der an den Zoll (DUA) gezahlte Betrag vermerkt ist, auf jeden Fall aber bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind

 

Strafen werden ab dem 1. Januar 2018 erhoben, wenn die Steuerpflichtigen nicht über SII berichten.

Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf einer einzigartigen Plattform zentralisiert, Chorus Pro

  • Chorus Pro wird von AIFE (Agentur für Finanzinformationstechnologie der französischen Regierung) entwickelt und betrieben
  • Subunternehmer, die zur direkten Zahlung von Verträgen zugelassen sind, die vom Staat, von Gebietskörperschaften und öffentlichen Einrichtungen abgeschlossen wurden, übermitteln ihre Rechnungen in elektronischer Form
  • Staat, Kommunen und öffentliche Einrichtungen akzeptieren Rechnungen in elektronischer Form. Schließlich werden alle rund 78.000 öffentlichen Verwaltungen in Frankreich jährlich rund 100 Millionen Rechnungen über die Chorus Pro Plattform austauschen.

 

Das Chorus Pro Portal:

  • Reduziert Kosten und Durchlaufzeiten, die zu Produktivitätsgewinnen für Unternehmen und Kunden führen
  • Sichert den Austausch
  • Arbeiten für eine nachhaltige Entwicklung (Reduktion von CO2-Emissionen, Papier, Verkehrsmittel, etc.)
  • Ist völlig kostenlos

 

Wer ist verpflichtet, Chorus Pro einzusetzen?

  • 1. Januar 2017: für große Unternehmen
    • (> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz > 1,5B €)
  • 1. Januar 2018: für den Mittelstand
    • (250 <> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 50M € <> 1,5B €)
  •  1. Januar 2019: für kleine und mittlere Unternehmen
    • (10 <> 250 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 2M € <> 50M €)
  • 1. Januar 2020: für Kleinstunternehmen
    • alle anderen inklusive "1-Personen"-Unternehmen

 

Akzeptierte E-Rechnungsformate auf Chorus Pro

  • Strukturierte Rechnungsformate: UBL (FEN105), CII (FEN135) plus Syntax aus der Europäischen Norm
  • PDF-Rechnungen (signiert oder unsigniert), die Lieferanten auf die Chorus Pro-Plattform hochladen. Auf der Plattform werden die Daten der PDF-Rechnungen per OCR ausgelesen. Der Lieferant muss dann die Ergebnisse der OCR überprüfen und manuell korrigieren
  • Online-Abrechnung auf der Chorus Pro Plattform
  • Leichtes XML mit eingebetteter PDF-Rechnung
  • Hybridrechnung FACTUR-X

Für EDI-DEMAT-konforme E-Invoicing bedeutet dies:

  • EDI-DEMAT-Konformität des Rechnungsinhalts: Rechnungen müssen die von den DEMAT-Vorschriften geforderten Angaben in den entsprechenden Datenfeldern enthalten.
  • Akzeptiertes E-Rechnungsformat für EDI-DEMAT: EDIFACT D96A.
  • Rechnungszusammenfassungsliste: Eine sequentielle Zusammenfassung der Rechnungen muss erstellt und aufgebaut werden, da Nachrichten gesendet oder empfangen werden und nicht veränderbar sein dürfen.
  • Partnerliste: Eine Partnerdatei, mit der das Unternehmen Rechnungen elektronisch austauscht, muss erstellt werden.
  • Eine elektronische Archivierung ist erforderlich:
    • Die elektronische Rechnung muss archiviert werden.
    • Zusätzlich müssen eine Rechnungszusammenfassungsliste und eine Partnerliste archiviert werden.
    • Archivierungszeiträume sind:
      • Die Steuerbehörde benötigt sechs Jahre nach Ablauf des laufenden Geschäftsjahres.
      • Das Handelsrecht schreibt für die Archivierung von Dokumenten einen Zeitraum von zehn Jahren vor.
      • Der Lagerort kann sowohl im Inland als auch außerhalb Frankreichs liegen
        • Wenn in Europa, aber außerhalb Frankreichs: Der Kunde muss dies den französischen Steuerbehörden mitteilen.
        • Außerhalb Europas: Das jeweilige Land muss ein Abkommen mit den französischen Steuerbehörden unterzeichnet haben (z.B. die USA oder die Türkei haben es nicht unterzeichnet).
    • Den Finanzbehörden muss ein Online-Zugang zum Herunterladen – zu Kontrollzwecken – und zur Nutzung der gespeicherten Daten gewährt werden, unabhängig vom Ort der Speicherung oder der für die Speicherung verantwortlichen Person.

 

Wer ist verpflichtet, DEMAT-konformes E-Invoicing einzuhalten?

  • EDI DEMAT E-Invoicing ist bisher nicht obligatorisch.
  • Wenn sich französische Geschäftspartner jedoch auf EDI-DEMAT für Inlandsrechnungen einigen, müssen sie die Regeln der französischen Dematerialisierung beachten.

 

SEEBURGER hat im April 2018 die von GS1 ausgestellte Qualifikation für die elektronische EDI-Rechnung nach DEMAT erneuert. Die GS1-Qualifizierung identifiziert Lösungen, die den Anforderungen des Marktes gerecht werden.

Das E-Rechnungsgesetz setzt die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht in Deutschland um. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm für die deutsche Verwaltung und von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) herausgegeben.

 

Umsetzungstermine der EU-Richtlinie in Deutschland

Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes hält an den ursprünglichen Umsetzungsfristen fest, die in der EU-Richtlinie vorgesehen waren, d. h.:

  • 27. November 2018 für öffentliche Auftraggeber des Bundes
  • 18. April 2020 für dezentrale öffentliche Auftraggeber des Bundes.

 

Verpflichtung zum Senden von E-Rechnungen an den Bund

Basierend auf dem Erwägungsgrund der EU-Richtlinie führt der Bund eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten ein – wie bereits andere EU-Staaten – zum 27. November 2020.

Ausnahmen sind:

  • Bagatellgrenze
  • Verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge
  • Organleihen der Länder.

 

UN/CEFACT und UBL, die zwei verpflichtenden Syntaxen für die öffentliche Verwaltung

Gemäß Durchführungsbeschluss von 16. Oktober 2017 der Europäischen Kommission sind die folgenden zwei Syntaxen für den Empfang und die Weiterverarbeitung für die öffentliche Verwaltungen verpflichtend:[1]

  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message gemäß XML Schemas 16B (SCRDM — CII)[2]
  • UBL für Rechnungen und Gutschriften gemäß ISO/IEC 19845:2015[3]

 

ZUGFeRD: B2B- B2G- E-Invoicing, die branchenübergreifende Hybridrechnung

UN/EDIFACT als globaler Standard ist der weltweit meistgenutzte Standard in der Wirtschaft im B2B-Bereich. Daneben hat sich seit 2014 das branchenübergreifende Hybrid-Format ZUGFeRD im B2B-Bereich etabliert. ZUGFeRD bietet insbesondere für kleine- und mittelständische Unternehmen im Rahmen des E-Rechnungsaustausches die Rechnung als Bild (PDF-A/3) sowie als maschinenlesbaren E-Rechnungs-Datensatz als XML-Datei auf Basis der Cross Industry Invoice XML von UN/CEFACT. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. ist der Herausgeber des Standard ZUGFeRD.

 

XRechnung und EU-Rechnung an die öffentliche Verwaltung

Die aktuellste ZUGFeRD Version 2.0 / Factur-X ist konform zur Europäischen Norm (EU-Rechnung) und ermöglicht damit das B2G- E-Invoicing („ERechnung“).

Neben dem gemeinsamen deutsch-französischen Standard Factur-X / ZUGFeRD 2.0 basiert die deutsche Spezifikation XRechnung für Behörden auch auf der Europäischen Norm - Electronic Invoice, beide Standards bilden zwei sogenannte Kernrechnungsanwendungsspezifikation („Core Invoice Usage Specification“, CIUS).

Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist eine E-Rechnung grundsätzlich als XRechnung einzureichen oder als EU-Rechnung.

 

XRechnung – die nationale Ausgestaltung (CIUS) der Europäischen Norm für E-Rechnungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland

Ebenso wie Factur-X/ZUGFeRD 2.0 stellt die XRechnung auch eine CIUS dar und bildet für die Verwaltung in Deutschland die Europäische Norm zur elektronischen Rechnung ab und ergänzt diese um weitere nationale, für die Verwaltung in Deutschland relevante Regelungen, z.B. durch die Heraufstufung von optionalen Feldern zu Pflichtfeldern. Damit kann die Verwaltung gezielt notwendige Angaben in einer Rechnung fordern, die für die Rechnungsverarbeitung in der Verwaltung wichtig sind. Durch XRechnung werden die europäischen Vorgaben verbindlich den nationalen Erfordernissen angepasst.

 

Das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes für E-Rechnungen

Die E-Rechnung ist über ein zentrales E-Rechnungs-Portal des Bundes einzureichen durch:

  • Manuelle Erfassung im Webformular
  • Dateiupload
  • E-Mail
  • De-Mail
  • Webserviceschnittstelle/PEPPOL

 

Das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes für E-Rechnungen

Das Rechnungsportal ist eine besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt. Es ist immer eine vorherige Registrierung für ein Servicekonto erforderlich. Die E-Rechnungen werden vom E-Rechnungsportal per ERP-Integration in Buchungssysteme der Behörden übertragen, z.B. MACH oder SAP.


[1] Dieses Dokument ist zur Verfügung gestellt unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017D1870

[2] Diese Dokumente werden von der UNECE (Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa) zur Verfügung gestellt unter http://www.unece.org/cefact/xml_schemas/index

[3] Diese Dokumente werden von Oasis UBL (Universal Business Language) zur Verfügung gestellt unter http://docs.oasis-open.org/ubl/cs1-UBL-2.1/UBL-2.1.pdf

E-Invoicing-Ressourcen & Blogs

Italien: FatturaPA

Aktuelle Gesetzesänderung in Italien schreibt die Nutzung der Online-Plattform SdI für Business-to-Business E-Invoicing vor.

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VAT Reporting in Hungary

Electronic invoicing becomes mandatory in Hungary as of July 1, 2018 – Avoid penalties by transferring data to NAV automatically.

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Mexico with CFDI 3.3

Extended deadlines to send CFDI invoices version 3.3 in Mexico.

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Frankreich: E-Invoicing mit Chorus Pro

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Frankreich über die Plattform Chorus Pro verschicken.

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AEAT VAT Abwicklung mit SII in Spanien

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