Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten senken durch EDI

Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten senken durch EDI

Erfolgreiche Projekte zur Digitalisierung von Unternehmen beruhen größtenteils auf EDI – der automatisierten Anbindung von Geschäftspartnern.
Erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen durch EDI

Erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen durch EDI

Der erste Schritt einer gelungenen digitalen Transformation liegt häufig in der Einführung von EDI zur elektronischen Anbindung von Geschäftspartnern. Dadurch werden B2B Geschäftsprozesse automatisiert und Kosten gesenkt.

Was ist EDI?

Unternehmen tauschen auf elektronischem Weg untereinander standardisierte Nachrichten aus. Der Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern findet automatisch statt. Dieser Prozess wird als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet.

EDI ermöglicht Unternehmen, Geschäftsdaten (wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Artikelkataloge) in strukturierte und standardisierte Daten zu konvertieren und sekundenschnell zu versenden. Die Daten gelangen direkt von einem in ein anderes ERP System – über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Manuelle Bearbeitungen entfallen dabei, Fehler werden reduziert und Prozesse beschleunigt.

Erfahren Sie mehr über Einführung und Erfolgsfaktoren eines EDI-Projekts

Ratgeber zur Einführung eines EDI-Projekts

Die Komponenten einer EDI-Software

Voraussetzung für die Nutzung von EDI sind standardisierte Datenformate für Nachrichten und einheitliche Kommunikationswege für deren Übertragung. Um dies zu erreichen benötigen beide Geschäftspartner eine EDI-Software

Positionierung der EDI-Software zwischen Geschäftspartnern

Das Rationalisierungspotenzial bei Geschäftstransaktionen ist groß. Mit EDI lässt sich manueller Aufwand reduzieren und zugleich die Datenqualität erhöhen.

EDI kann Unternehmen Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern verschaffen, die kein EDI einsetzen. EDI verbessert die Effizienz der eigenen Organisation, vereinfacht und intensiviert die Geschäftsbeziehungen zu Partnerfirmen (Lieferanten, Kunden, Speditionen, Banken etc.). Dadurch zeigen Unternehmen Geschäftspartnern gegenüber Kompetenz und hohe Dienstleistungsqualität. Beispielsweise werden „Just-in-Time“-Lieferungen in der Automobilindustrie dadurch erst ermöglicht.

EDI eignet sich für Unternehmen, die auf Basis langfristiger Geschäftsbeziehungen regelmäßig Daten mittlerer bis hoher Frequenz austauschen.

Für Unternehmen mit geringem Datenvolumen stellt WebEDI eine sinnvolle Alternative dar.

EDI-Software

Voraussetzung für die Nutzung von EDI sind standardisierte Datenformate für Nachrichten und einheitliche Kommunikationswege für deren Übertragung. Um dies zu erreichen benötigen beide Geschäftspartner eine EDI-Software.

Diese besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

  1. ERP-Konnektor zur Integration des eigenen ERP-Systems
  2. Konverter für die Umwandlung/Transformation von Nachrichten
  3. Kommunikationsadapter für die Übertragung der Nachrichten mit den Geschäftspartnern

ERP-Konnektor

Der ERP-Konnektor verbindet die EDI-Software mit dem ERP-System, wodurch die Nachrichten zwischen ERP-System und EDI-Software automatisch übertragen werden. Für jedes ERP-System gibt es einen individuellen Konnektor.

Weit verbreitete ERP-Systeme, für die am Markt EDI-Konnektoren verfügbar sind:

  • SAP
  • Oracle
  • Microsoft
  • Dynamics
  • AX / NAV
  • Infor
  • E-Business Suite
  • ABAS
  • ProAlpha
  • JD Edwards
  • APPlus
  • IFS
  • Peoplesoft
  • NetSuite

Mit einem modernen EDI-System lässt sich auch der passende Konnektor für jedes weitere ERP bauen.

Aufgabe des Konverters ist die Umwandlung von Daten (Nachrichten) des ERP-Systems in standardisierte EDI-Nachrichten.

 

Um Nachrichten per EDI auszutauschen, nutzen Geschäftspartner einheitliche Nachrichtenstandards. Neben dem globalen Standard EDIFACT existieren noch weitere regionale oder branchenspezifische Standards.

Standardisierte EDI-Nachrichtenformate (Auszug):

  • EDIFACT (global)
  • XML (global)
  • ANSI X.12 (regional)
  • EIAJ (regional)
  • TRADACOMS (regional)
  • TRADACOMS (regional)
  • VDA (regional)
  • AECMA (branchenspezifisch)
  • HL7 (branchenspezifisch)
  • SWIFT (branchenspezifisch)

Ein guter Konverter sollte aber auch eine Vielzahl weiterer am Markt anzutreffenden Datenformate konvertieren können.

Der Kommunikationsadapter stellt eine Verbindung zwischen Sender und Empfänger her und überträgt nach dem Verbindungsaufbau die zuvor konvertierte Nachricht sicher an den Geschäftspartner. Prinzipiell spricht man von 2 Varianten: Indirekte Kommunikation über Value Added Networks (VANs) und direkte Kommunikation wie etwa über das Internet oder ISDN.

 

Beim VAN erhält jeder Geschäftspartner eine Mailbox, worüber die Dokumente versendet und empfangen werden. Nachrichten werden automatisch an die richtige Mailbox weitergeleitet. VAN ist ein sicheres privates Netzwerk, das von VAN-Providern angeboten wird.

Bei einer Direktverbindung verbinden sich die Geschäftspartner jeweils einzeln und direkt miteinander (Punkt-zu-Punkt), was das Management hunderter oder tausender separater Verbindungen bedeuten kann. Es ist ein flexibler, kontrollierbarer und sicherer Ansatz, der beispielsweise zwischen Kunden und Lieferanten eingesetzt wird.

Das verwendete Übertragungsverfahren ist von der Übertragungsfrequenz, dem Datenvolumen und der Anzahl an Positionen in der Nachricht abhängig. Neben bekannten Übertragungswegen wie E-Mail und FTP existieren zahlreiche nationale, produkt- oder branchenspezifische Übertragungswege für die Kommunikation im EDI-Umfeld.

Gängige Übertragungswege für EDI-Nachrichten:

  • Direktverbindung 
    OFTP(2), AS2, FTP(S), SFTP, http(S)
  • Value Added Network(VAN) 
    Atlas, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet

In der Praxis sind auch noch viele weitere Kommunikationsprotokolle anzutreffen, die durch eine moderne EDI Lösung zu unterstützen sind.

Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells

Die EDI-Software kann On-Premise (in Eigenbetrieb) oder als Cloud Modell bei einem Provider betrieben werden. Bei kleinen Datenvolumen empfiehlt sich die WebEDI-Variante

EDI Lösung On-Premise (Eigenbetrieb)

Bei diesem Betriebsmodell erwirbt das Unternehmen die EDI-Software und betreibt sie im eigenen Rechenzentrum, also auf eigener oder eigenverwalteter Hardware. Betrieb und Betreuung erfolgen zumeist ebenfalls in Eigenverantwortung – können aber auch an einen Hosting-Partner ausgelagert werden.

Vorteilhaft ist im Eigenbetrieb,  dass so alle EDI-Anforderungen ohne Abhängigkeit von externen Partnern umgesetzt werden können. Bisweilen ist es auch Unternehmenspolitik, dass keine Daten nach außen gegeben werden, so dass auch für EDI nur der Eigenbetrieb in Frage kommt. Erforderlich ist dann aber auch der Aufbau von umfassendem Knowhow rund um EDI, was entsprechende Kosten nach sich trägt.

Die SEEBURGER EDI-Software

Erfahren Sie mehr über die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten der SEEBURGER EDI-Software.

Mehr erfahren

EDI als Cloud Service

Mit Cloud Services lassen sich IT-Dienste an externe Dienstleister auslagern. Daten, Software, Plattformen oder auch Rechenleistung befinden sich ausgelagert beim Cloud-Anbieter und werden über das Internet genutzt. Auch EDI ist als Cloud Service buchbar. Bei diesem Betriebsmodell entfällt die Investition in eine EDI Software komplett, stattdessen wird auf den meist standardisierten EDI Cloud Service eines Dienstleisters zurückgegriffen. Wesentliche Auswahlkriterien sollten neben der Höhe der zu bezahlenden Monatsgebühr auch die nachgewiesene Kompetenz des Dienstleisters sein. Hinweise geben hier nachgewiesene Zertifizierungen (ISO27001, ISAE3402), zugesagte Service-Levels oder auch entsprechende Referenzen. Ein Vertrag nach deutschem Recht gibt in Bezug auf einzuhaltenden Datenschutz weitere Sicherheit.

Gerade für mittelständische Unternehmen kann ein EDI Cloud Service die bessere Wahl sein, da diese mit einem 24/7 Eigenbetrieb einer EDI-Lösung schnell überfordert sind. Auch liegen die Gesamtkosten eines Eigenbetriebes meist deutlich höher als bei einem klar kalkulierbaren EDI Cloud Service.

Die SEEBURGER EDI/B2B Cloud Services

Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Cloud-Modelle, Sicherheit und Zertifizierung.

Mehr erfahren

WebEDI als Alternative

Kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit geringem Nachrichtenvolumen fehlt meist das Know-how, um EDI im klassischen Sinn zu betreiben. Zugleich ist oft die wirtschaftliche Verhältnismäßigkeit nicht gegeben. Eine Hürde kann hier auch die technische Anbindung an das interne ERP-System darstellen – soweit ein solches überhaupt im Einsatz ist. Dann entfällt auch ein EDI Cloud Service als Alternative, da keine Daten elektronisch bereitgestellt werden können.

Für ein solches KMU bietet sich dann der Datenaustausch über WebEDI an. Mit WebEDI empfangen, erfassen und versenden Sie an die Geschäftspartner EDI-basierte Nachrichten teilautomatisiert über elektronische Formulare mittels Web-Browser über das Internet.

Vorteilhaft ist dabei natürlich, wenn über eine solche WebEDI-Lösung möglichst viele Kunden (z.B. Retailer) erreicht werden können. Dann rechnet sich die sowieso recht geringe Investition gleich mehrfach!

Die SEEBURGER WebEDI-Lösung

Erreichen Sie über unsere zentrale WebEDI-Plattform eine Vielzahl von Geschäftspartnern.

Mehr erfahren

Die Vorteile von EDI auf einen Blick

Mit EDI machen Sie einen ersten wichtigen Schritt in die Digitalisierung!

Über EDI ausgetauschte Geschäftsdokumente sind schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als Papier oder FAX Belege.

Sie erreichen damit:

  • Wettbewerbsvorteil und enorme Kostenreduktion durch vereinfachte und automatisierte Prozesse

  • Beschleunigte und transparente Geschäftsprozesse und Nachrichtenverarbeitung durch sekundenschnellen Datentransfer (wichtig z.B. für die Just-in-Time-Abwicklung (JIT, JIS) in der Automobilindustrie)

  • Intensivierung der Geschäftspartnerbeziehungen durch abgestimmte Prozesse, Stammdaten und Sortimente (dadurch z.B. Senkung von Lagerbeständen)

  • Hohe Datenqualität durch korrekte Daten ohne manuelle Interaktion und Medienbruch (Papier/Daten)

  • Bessere Anpassungsfähigkeit auf Marktänderungen (z.B. schnelle Anbindung an Handelspartner)

  • Schneller Return on Investment (ROI)

     

Die SEEBURGER EDI-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Mit dem SEEBURGER BIS:express starten Sie in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

  • Das fertige EDI Lösungspaket für kleine bis mittlere Anforderungen
  • Enthält viele vorgefertigte Branchen-Profile zur schnellen Anbindung an viele Geschäftspartner
  • Klein starten - jederzeit erweiterbar
  • Auch als EDI Cloud Service im ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum buchbar

Mehr erfahren

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Kontaktieren Sie uns